Odpowiedź na pytanie, czy konto firmowe jest obowiązkowe, nie jest zero-jedynkowa. Ustawa nie mówi wprost, że jednoosobowa działalność musi mieć osobny rachunek, ale wymusza korzystanie z rachunku płatniczego w wielu sytuacjach, a nieprzestrzeganie zasad może kosztować podatkowo. Poniżej wyjaśniamy, co wynika z przepisów, kiedy rachunek jest praktycznie konieczny i jakie są konsekwencje płatności poza rachunkiem.
Obowiązek płatności przez rachunek – art. 19 Prawa przedsiębiorców
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy łącznie spełnione są dwa warunki: stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji. Zasada dotyczy więc rozliczeń między firmami, nie sprzedaży konsumentom. Wartość liczy się łącznie dla jednej transakcji, więc podział płatności na części nie omija limitu.
Skutki podatkowe – nie wszystko wejdzie w koszty
Podatnicy PIT prowadzący pozarolniczą działalność nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji, o której mowa w art. 19 Prawa przedsiębiorców (art. 22p ustawy o PIT):
- została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, lub
- została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów VAT (biała lista), gdy dostawcą jest czynny podatnik VAT, a transakcja jest potwierdzona fakturą, lub
- pomimo adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze została dokonana z pominięciem tego mechanizmu.
To najważniejszy praktyczny argument za rachunkiem firmowym: płatność gotówką za fakturę powyżej limitu skutkuje utratą prawa do zaliczenia kosztu. Szczegóły dotyczące podzielonej płatności omawiamy w tekście split payment w praktyce.
Obowiązek umożliwienia płatności kartą
Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność jest faktycznie wykonywana, przy użyciu instrumentu płatniczego, czyli np. karty, BLIK lub innej usługi płatniczej (art. 19a). Obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Do przyjmowania płatności kartą potrzebny jest rachunek, na który trafią środki (konto firmowe przez internet).
Kiedy konto firmowe jest praktycznie niezbędne
- gdy rozliczasz się z innymi firmami kwotami powyżej 15 000 zł,
- gdy prowadzisz sprzedaż online i przyjmujesz płatności kartą lub BLIK,
- gdy jesteś płatnikiem VAT i korzystasz z podzielonej płatności,
- gdy prowadzisz spółkę (rachunek spółki jest standardem),
- gdy chcesz ubiegać się o kredyt, leasing lub dotację, bo bank i instytucje wymagają historii obrotów,
- gdy zatrudniasz pracowników i wypłacasz wynagrodzenia przelewem.
Czy mogę używać konta prywatnego
Prawnie jest to możliwe dla jednoosobowej działalności, o ile przestrzegasz limitów z art. 19. W praktyce miesza finanse, utrudnia księgowość, kontrolę kosztów i rozmowy z bankiem. Różnice między kontami opisujemy w poradniku konto firmowe a konto osobiste, a korzyści z osobnego rachunku w tekście korzyści z konta firmowego.
Jak zacząć
Wybierz konto, które odpowiada Twojej skali: liczbie przelewów, potrzebie gotówki, płatności zagranicznych i integracji z księgowością (jak założyć konto firmowe). Gdy dopiero zaczynasz działalność, zobacz zestawienie w przewodniku konta firmowe: jak wybrać i co sprawdzić w umowie. Więcej porad dla przedsiębiorców znajdziesz na stronie głównej serwisu Konta Firmowe.
Najczęstsze pytania
Nie ma ogólnego przepisu nakazującego osobny rachunek, ale płatności związane z działalnością między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą być dokonywane przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy (art. 19 Prawa przedsiębiorców).
Brak możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ustawy o PIT).
Przy fakturach od czynnego podatnika VAT płatność przelewem na rachunek spoza wykazu podmiotów VAT grozi wyłączeniem kosztu z kosztów podatkowych w tej części (art. 22p ust. 1 pkt 2).
Co do zasady tak, jeśli masz obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej (art. 19a Prawa przedsiębiorców). Przedsiębiorcy bez takiego obowiązku są z niego zwolnieni.
Ustawa nie nakazuje tego wprost, ale w praktyce spółka potrzebuje rachunku do rozliczeń, kapitału i płatności powyżej limitu.
