Banki coraz częściej wspominają o „wsparciu księgowym” w ofercie kont firmowych. Zanim uznasz, że bank zajmie się Twoją księgowością, warto sprawdzić, co dokładnie obejmuje usługa i kto ją wykonuje. Poniżej wyjaśniamy, czym są oferty bankowe związane z księgowością, jakie wymogi spełnia podmiot prowadzący księgi i jak ocenić, czy to rozwiązanie jest dla Ciebie.
Co bank może robić, a czego zwykle nie robi
Prawo bankowe pozwala bankom poza czynnościami bankowymi świadczyć m.in. usługi konsultacyjno-doradcze w sprawach finansowych oraz inne usługi finansowe (art. 6 ust. 1 pkt 6–7). Bank może także, w drodze pisemnej umowy, powierzyć przedsiębiorcy wykonywanie pewnych czynności (art. 6a). Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest odrębną działalnością regulowaną ustawą o rachunkowości, więc w praktyce „księgowość w banku” oznacza zwykle jedną z trzech rzeczy:
- **Integrację konta z programem księgowym** (automatyczny import wyciągów, dopasowanie płatności do faktur).
- **Ofertę partnera**, czyli zewnętrznego biura rachunkowego lub księgowości online polecanej klientom banku, często z rabatem lub w pakiecie.
- **Narzędzia dla przedsiębiorcy**: fakturowanie, rozliczenia VAT, kalkulatory i przypomnienia o terminach.
W każdym z tych przypadków umowę o prowadzenie księgowości zawierasz z podmiotem świadczącym usługę, a bank jest pośrednikiem lub dostawcą narzędzi.
Wymogi wobec podmiotu prowadzącego księgi
Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy spełniającemu wymogi art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości (art. 11 ust. 2). Czynności ma wykonywać osoba z pełną zdolnością do czynności prawnych, niekarana za określone przestępstwa. Taki przedsiębiorca musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC (art. 76h ust. 1), z wyjątkiem biegłych rewidentów i doradców podatkowych ubezpieczonych w tym zakresie (art. 76h ust. 3). Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za obowiązki z zakresu rachunkowości także po ich powierzeniu, a przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być stwierdzone na piśmie (art. 4 ust. 5). To oznacza, że niezależnie od tego, czy biuro poleca bank, sprawdzasz je tak samo jak każde inne (jak wybrać biuro rachunkowe).
Zalety rozwiązań powiązanych z bankiem
- **Szybsza wymiana danych.** Wyciągi i płatności trafiają do księgowości bez ręcznego przepisywania.
- **Jedno miejsce kontaktu.** Konto, fakturowanie i dokumenty bywają dostępne w jednej aplikacji (konto z integracją z fakturowaniem).
- **Rabaty i pakiety.** Oferta partnera bywa tańsza na start.
- **Łatwiejsza kontrola płatności.** Rachunek VAT, split payment i terminy zobowiązań są widoczne obok księgowych (split payment w praktyce).
Ograniczenia i ryzyka
- **Zależność od jednego dostawcy.** Zmiana banku może oznaczać utratę narzędzi lub zniżek.
- **Zakres usługi.** Rabat dotyczy zwykle wybranego pakietu; kadry, płace czy sprawozdania mogą być dodatkowo płatne.
- **Jakość obsługi.** Bank nie odpowiada za błędy biura, jeśli to partner jest stroną umowy.
- **Dane.** Sprawdź, kto przetwarza dane finansowe i jak są chronione.
- **Opłata nie jest jedynym kosztem.** Koszty księgowości zwykle zależą od liczby dokumentów i formy opodatkowania.
Jak ocenić ofertę
| Pytanie | Dlaczego ważne |
|---|---|
| Kto jest stroną umowy o księgowość? | od tego zależy odpowiedzialność |
| Czy podmiot ma obowiązkowe OC? | wymóg ustawowy (art. 76h) |
| Co obejmuje cena? | księgowość, kadry, ZUS, deklaracje |
| Jak działa eksport z konta? | ograniczenie pracy ręcznej |
| Co dzieje się po zmianie banku? | dostęp do danych i dokumentów |
| Jak wygląda zakończenie umowy? | zwrot dokumentacji i ksiąg |
Alternatywy
- biuro rachunkowe lokalne lub online wybrane niezależnie,
- samodzielne prowadzenie prostej ewidencji z programem do faktur (przy ryczałcie lub KPiR),
- doradca podatkowy przy bardziej złożonych sprawach.
Przy wyborze zwróć uwagę na integrację z kontem, ale nie ograniczaj się do oferty banku. Ogólne zasady zarządzania finansami opisujemy w tekście jak zarządzać finansami firmy z pomocą konta firmowego, a dodatkowe funkcje banków w dodatkowe usługi banków dla firm.
Najczęstsze błędy
- założenie, że „księgowość w banku” oznacza, że bank odpowiada za rozliczenia,
- brak umowy na piśmie i brak informacji o OC,
- nieporównanie z ofertami niezależnych biur,
- niewyjaśnione koszty dodatkowe,
- brak planu przejęcia dokumentów przy zmianie banku lub biura.
Najczęstsze pytania
Zwykle nie. Prowadzenie ksiąg jest odrębną działalnością regulowaną ustawą o rachunkowości. Bank oferuje najczęściej integracje, narzędzia lub usługi partnera, z którym zawierasz umowę.
Tak. Przedsiębiorca świadczący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości), z wyjątkiem biegłych rewidentów i doradców podatkowych ubezpieczonych w tym zakresie.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za obowiązki z zakresu rachunkowości także po powierzeniu ich innej osobie lub przedsiębiorcy (art. 4 ust. 5), a przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być pisemne.
Jeśli zakres usług jest dopasowany do Twojej firmy, tak. Sprawdź jednak cenę po promocji i warunki zakończenia umowy.
Przy księgach rachunkowych prowadzonych poza siedzibą jednostki kierownik zawiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od wydania ksiąg (art. 11a pkt 1 ustawy o rachunkowości).
