Karta wirtualna to numer karty płatniczej bez plastiku, który działa w aplikacji lub przy płatnościach online. W firmie pozwala wydawać pracownikom karty z własnymi limitami, szybko je blokować i dokładnie widzieć, na co poszły środki. Poniżej wyjaśniamy, jak działają takie karty, co wynika z przepisów o instrumentach płatniczych i jak wybrać konto, które je obsługuje.
Po co karty wirtualne w firmie
- **Kontrola kosztów.** Każdy pracownik lub projekt ma osobną kartę z limitem, więc wydatki są przypisane do osoby i celu.
- **Szybkie wydanie.** Karta powstaje w kilka minut w aplikacji, bez czekania na plastik, co przydaje się przy zakupach online, reklamie i subskrypcjach.
- **Bezpieczeństwo.** Możesz tworzyć karty jednorazowe lub przypisane do jednego dostawcy, a po nadużyciu zablokować je bez wpływu na resztę.
- **Mniej zaliczek i zwrotów.** Pracownik nie płaci prywatną kartą, więc nie trzeba rozliczać zwrotów kosztów.
- **Lepsza dokumentacja.** Każda płatność ma opis, kartę i właściciela, co upraszcza księgowanie.
Co mówią przepisy o instrumentach płatniczych
- **Limity wydatków.** Płatnik i jego dostawca mogą uzgodnić limity wydatków dla transakcji wykonywanych za pomocą danego instrumentu płatniczego (art. 41 ust. 1 ustawy o usługach płatniczych). To podstawa kart z indywidualnymi limitami.
- **Obowiązki użytkownika.** Użytkownik instrumentu płatniczego ma korzystać z niego zgodnie z umową ramową oraz niezwłocznie zgłaszać dostawcy utratę, kradzież, przywłaszczenie lub nieuprawnione użycie (art. 42 ust. 1). Ma też podjąć niezbędne środki, aby chronić dane uwierzytelniające, i nie udostępniać instrumentu osobom nieuprawnionym (art. 42 ust. 2). Zasady te przekaż pracownikom na piśmie.
- **Obowiązki banku.** Dostawca zapewnia stałą dostępność środków do zgłoszenia utraty, możliwość bezpłatnego dokonania zgłoszenia i uniemożliwia korzystanie z instrumentu po zgłoszeniu (art. 43 ust. 1).
- **Odpowiedzialność w relacji z firmą.** Dostawca i użytkownik niebędący konsumentem mogą uzgodnić, że niektóre przepisy dotyczące np. zwrotów nieautoryzowanych transakcji nie będą stosowane lub będą stosowane inaczej (art. 33). Przeczytaj w umowie, jak wygląda odpowiedzialność za nieautoryzowane transakcje i jaki jest termin zgłaszania, bo w umowie firmowej mogą być mniej korzystne niż dla konsumenta.
Jak działa wydawanie kart pracownikom
| Krok | Co robi firma | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| 1. Uprawnienia | wyznacza administratora kart i limity budżetu | wskazuje cel zakupów |
| 2. Wydanie | tworzy kartę z limitem, terminem ważności i kategorią | dodaje kartę do portfela w telefonie lub używa numeru online |
| 3. Płatność | monitoruje transakcje i powiadomienia | robi zakupy w limicie i dołącza dokument |
| 4. Rozliczenie | księguje płatności, dopasowuje faktury | przekazuje faktury i paragony |
| 5. Zamknięcie | blokuje lub zamyka kartę po zakończeniu celu | zwraca ewentualne nadpłaty |
Jak wybrać konto z kartami wirtualnymi
- **Limity i uprawnienia.** Czy możesz ustawić limit dzienny, miesięczny i na transakcję, ograniczyć kategorie sprzedawców i terminy ważności.
- **Blokowanie w czasie rzeczywistym.** Czy zablokujesz kartę w aplikacji w kilka sekund, także z poziomu administratora.
- **Role w bankowości.** Czy administrator widzi wszystkie karty, a pracownik tylko swoją.
- **Podział na subkonta lub budżety.** Wygodne przy projektach i działach (konto firmowe z subkontami).
- **Integracje z księgowością.** Eksport transakcji, możliwość dołączania dokumentów i dopasowywania ich do płatności (konto z integracją z fakturowaniem).
- **Koszty.** Opłata za wydanie i utrzymanie każdej karty, opłaty za płatności zagraniczne i walutowe. Porównaj je w tabeli opłat i sprawdź, czy liczba kart nie podnosi kosztów (jak obniżyć opłaty za konto firmowe).
- **Zasady odpowiedzialności.** Co mówi umowa o nieautoryzowanych transakcjach i terminach zgłoszeń.
Pełne kryteria wyboru konta znajdziesz w przewodniku po kontach firmowych, a różnice między kontem firmowym i osobistym w tekście konto firmowe a konto osobiste.
Polityka kart w firmie
Samo narzędzie nie wystarczy, potrzebne są zasady:
- kto może otrzymać kartę i do jakich wydatków,
- limity i zasady zgłaszania przekroczeń,
- obowiązek dołączenia faktury w określonym terminie,
- zakaz użycia karty do wydatków prywatnych,
- sposób zgłaszania utraty lub nadużycia,
- zamknięcie karty przy odejściu pracownika.
Taką politykę podpisz z pracownikiem razem z regulaminem używania karty. Ogólne zasady planowania wydatków opisujemy w tekście strategie zarządzania finansami.
Najczęstsze błędy
- jedna wspólna karta dla całego zespołu,
- limity ustawione zbyt wysoko lub bez przeglądu,
- brak obowiązku dostarczania dokumentów,
- brak procedury zamknięcia karty po odejściu pracownika,
- zignorowanie opłat za karty i płatności walutowe,
- brak szkolenia z zasad bezpieczeństwa.
Najczęstsze pytania
Tak. Płatnik i bank mogą uzgodnić limity wydatków dla transakcji wykonywanych za pomocą danego instrumentu płatniczego (art. 41 ust. 1 ustawy o usługach płatniczych).
Niezwłocznie zgłosić utratę lub nieuprawnione użycie do banku i zablokować kartę. To obowiązek użytkownika instrumentu płatniczego (art. 42 ust. 1 pkt 2).
Odpowiedzialność zależy od umowy i okoliczności. Dla klienta niebędącego konsumentem umowa może zmieniać część zasad o zwrotach (art. 33), więc sprawdź ją przed wdrożeniem kart.
Działa jak zwykła karta płatnicza, ale ma postać numeru, który używasz w aplikacji lub w sklepie internetowym. Zasady bezpieczeństwa i limity ustala bank.
Każda płatność powinna mieć dokument i opis. Eksport z banku do programu księgowego ułatwia dopasowanie.
