Zmiana konta firmowego nie wymaga rezygnacji z działalności ani przerwy w płatnościach, ale wymaga planu. Największym ryzykiem jest nie sama umowa z bankiem, tylko numer rachunku, który został w jakimś dokumencie lub systemie: na fakturach, w urzędzie, u kontrahenta, w poleceniu zapłaty. Poniżej znajdziesz kolejność działań, którą warto zachować, oraz listę miejsc, gdzie trzeba zmienić numer.
Czy to się opłaca
Zmianę warto rozważyć, gdy różnica w sumie miesięcznych kosztów jest wyraźna, gdy bank ogranicza funkcje potrzebne firmie (płatności zagraniczne, integracje, finansowanie) lub gdy kończy się promocja. Przy niewielkiej różnicy bywa lepiej negocjować warunki lub zmienić pakiet w obecnym banku (jak obniżyć opłaty za konto firmowe). Porównaj oferty na własnych liczbach, zgodnie z poradnikiem konto firmowe dla małej firmy.
Ustawowa usługa przeniesienia rachunku dotyczy konsumentów
Ustawa o usługach płatniczych przewiduje usługę przeniesienia rachunku płatniczego między dostawcami w Polsce, ale świadczoną z upoważnienia konsumenta (art. 59ii). Przedsiębiorca nie ma takiej usługi z mocy prawa, więc zmianę banku firmy trzeba zorganizować samodzielnie. Zasady wypowiedzenia umowy rachunku znajdziesz w umowie, która powinna określać przesłanki i tryb rozwiązania umowy (art. 52 ust. 2 pkt 9 Prawa bankowego).
Plan zmiany – 8 kroków
- **Wybierz bank i otwórz nowe konto** przy działającym starym. Nie zamykaj niczego przed testem nowego rachunku (jak założyć konto firmowe).
- **Zbierz listę miejsc, gdzie jest numer starego konta.** Faktury i szablony faktur, programy księgowe i sklep internetowy, umowy z kontrahentami, polecenia zapłaty i zlecenia stałe, płatności cykliczne (leasing, abonamenty, ubezpieczenia), wniosek o zwrot VAT i dane w urzędzie, ZUS, systemy płatności online.
- **Zaktualizuj dane w urzędach.** Numer rachunku w zgłoszeniu (CEIDG lub aktualizacja dla spółek) oraz dla zwrotów VAT, który trafia na rachunek wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym (art. 87 ustawy o VAT; rachunek firmowy do zwrotu podatku). Zgłoś nowy rachunek do wykazu podatników VAT (biała lista), bo kontrahenci przy płatnościach powyżej limitu sprawdzają zgodność rachunku.
- **Poinformuj kontrahentów** o zmianie numeru, najlepiej pismem lub mailem z potwierdzeniem odbioru. Nowy numer potwierdź telefonicznie, bo oszuści wykorzystują zmiany numerów w atakach (jak zabezpieczyć konto firmowe przed oszustwami).
- **Przenieś płatności cykliczne** i polecenia zapłaty. Ustaw nowe zlecenia stałe i zlikwiduj stare dopiero po pierwszych udanych obciążeniach.
- **Okres przejściowy.** Przez 2–3 miesiące utrzymuj oba konta, a wpłaty od klientów, którzy zapomnieli o zmianie, przelewaj na nowy rachunek.
- **Sprawdź wszystkie rozliczenia.** Zwroty podatków, wpłaty od klientów, obciążenia, otwarte zlecenia i polecenia zapłaty.
- **Zamknij stare konto** po wypowiedzeniu umowy, pobierz wyciągi archiwalne i zachowaj potwierdzenie zamknięcia na piśmie.
Kosztowne pułapki
- **Zamknięcie rachunku przed zwrotem VAT lub nadpłaty.** Zwrot trafia na stary rachunek, który nie istnieje, i wraca do urzędu.
- **Pozostały limit lub kredyt w rachunku.** Przed zamknięciem trzeba spłacić zadłużenie i sprawdzić warunki umowy.
- **Opłaty za zamknięcie lub utratę premii.** Sprawdź regulamin promocji i tabelę opłat.
- **Rachunek VAT.** Zwolnij środki z rachunku VAT w dozwolonym trybie, zanim zamkniesz rachunek rozliczeniowy.
- **Karty i bankowość.** Zmień dane do płatności cyklicznych kartą w usługach online.
Oba konta możesz utrzymywać także na stałe (dlaczego warto mieć dwa konta firmowe).
Co z finansowaniem
Jeżeli masz kredyt, limit lub leasing w obecnym banku, zmiana konta może wpłynąć na warunki lub zabezpieczenia. Porozmawiaj z bankiem przed wypowiedzeniem rachunku, a nowy bank poinformuj o zobowiązaniach (konto firmowe a kredyt).
Najczęstsze pytania
Tak. W okresie przejściowym to zalecane, a wiele firm utrzymuje dwa rachunki na stałe.
Ustawowa usługa przeniesienia rachunku dotyczy konsumentów (art. 59ii ustawy o usługach płatniczych). Firma zakłada konto w nowym banku i samodzielnie aktualizuje numer rachunku.
Dla jednoosobowej działalności w CEIDG, w pozostałych przypadkach w zgłoszeniu aktualizacyjnym do urzędu skarbowego. Zwrot VAT trafia na rachunek wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym.
Zwykle 2–3 miesiące po zmianie, a w razie oczekiwanego zwrotu podatku do czasu jego otrzymania.
Bank patrzy na obroty firmy. Przeniesienie rachunku może na krótko pogorszyć historię obrotów w nowym banku, dlatego przed wnioskiem o kredyt warto mieć kilka miesięcy wpływów na nowym koncie.
