Początkujący przedsiębiorcy często zaczynają od prywatnego konta, bo jest już założone i nie kosztuje. Czasem to wystarcza na kilka pierwszych faktur, ale z czasem różnice między rachunkiem osobistym a firmowym zaczynają mieć znaczenie: w kosztach, w księgowości, w regulaminie banku i w sytuacji, gdy rachunek zajmie komornik.
Co mówią przepisy
Jednoosobowy przedsiębiorca nie ma ustawowego obowiązku zakładania osobnego produktu „konto firmowe”. Prawo przedsiębiorców (art. 19) wymaga natomiast, aby płatności związane z działalnością między przedsiębiorcami przekraczające 15 000 zł szły przez rachunek płatniczy. Takim rachunkiem może być w sensie prawnym także konto prywatne osoby prowadzącej działalność, o ile bank na to pozwala. Inaczej jest ze spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnymi czy komandytowymi: to odrębne podmioty, więc rozliczają się przez własny rachunek, a nie przez prywatny rachunek wspólnika. Pełny opis obowiązku znajdziesz w poradniku czy konto firmowe jest obowiązkowe.
Najważniejsze różnice w praktyce
| Obszar | Konto osobiste | Konto firmowe |
|---|---|---|
| Przeznaczenie | wydatki prywatne | rozliczenia związane z działalnością |
| Regulamin | często wyłącza użycie do celów działalności | przewiduje obsługę faktur i płatności B2B |
| Opłaty | prowadzenie często bezpłatne, przelewy tanie | opłata za prowadzenie lub pakiet, wyższe ceny usług gotówkowych |
| Funkcje | karta, BLIK, oszczędności | rachunek VAT, wielu użytkowników, limity, integracje z księgowością |
| Księgowość | wyciągi mieszają wydatki prywatne i firmowe | wyciąg odpowiada ewidencji firmy |
| Ochrona przed zajęciem | kwota wolna na rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowym | zwykle brak kwoty wolnej |
Ostatni wiersz wymaga wyjaśnienia. Art. 54 Prawa bankowego chroni przed zajęciem kwotę do 75% minimalnego wynagrodzenia w miesiącu, ale dotyczy rachunków oszczędnościowych, oszczędnościowo-rozliczeniowych i terminowych lokat oszczędnościowych. Rachunek bieżący prowadzony dla firmy do tej grupy co do zasady nie należy, więc nie zakładaj, że ktoś zostawi Ci tam jakąkolwiek kwotę w razie zajęcia komorniczego. Jak działa zajęcie rachunku, opisujemy w tekście konto bankowe a komornik.
Ryzyka prowadzenia firmy na koncie prywatnym
- **Naruszenie regulaminu.** Regulaminy kont osobistych często zastrzegają, że rachunek służy do celów niezwiązanych z działalnością. Bank, który to zauważy, może wypowiedzieć umowę, a wtedy zmiana rachunku na fakturach dzieje się w pośpiechu.
- **Trudniejsze księgowanie.** Księgowa musi wyłuskać operacje firmowe z prywatnych zakupów, a przy kontroli to Ty udowadniasz, że dana płatność była kosztem.
- **Wykaz podatników VAT.** Numer rachunku, który zgłaszasz urzędowi, trafia do białej listy, a kontrahenci sprawdzają go przed przelewem powyżej 15 000 zł. Przy zmianie rachunku trzeba go zaktualizować, a mieszanie rachunku prywatnego i firmowego utrudnia utrzymanie tych zgłoszeń w porządku.
- **Brak narzędzi.** Rachunek VAT, limity dla pracowników, karty dodatkowe i integracje z programami do faktur zwykle są w ofercie dla firm.
- **Ryzyko osobiste.** Wszystko, co dotyka firmy (zajęcia, blokady po kontroli AML), dotyka też Twoich prywatnych pieniędzy na tym samym koncie.
Kiedy osobne konto jest konieczne
Obowiązkowo – gdy prowadzisz spółkę kapitałową lub osobową. Praktycznie – gdy wystawiasz więcej niż kilka faktur miesięcznie, zatrudniasz pracowników, korzystasz z terminala płatniczego albo masz transakcje powyżej 15 000 zł. Jeśli dopiero zaczynasz, zobacz jak założyć konto firmowe, a przy wyborze oferty skorzystaj z przewodnika po kontach firmowych. Niektórzy przedsiębiorcy utrzymują kilka rachunków firmowych, o czym piszemy w tekście dlaczego warto mieć dwa konta firmowe.
Najczęstsze pytania
Prawo tego nie zakazuje, o ile płatności powyżej 15 000 zł między przedsiębiorcami idą przez rachunek płatniczy. Ryzykiem jest regulamin banku, który może wyłączać taką obsługę, oraz kłopoty z księgowością.
Nie powinna. Spółka jest odrębnym podmiotem i powinna mieć własny rachunek, a środki z jej działalności nie mogą być mieszane z prywatnymi środkami wspólnika.
Zwykle tak, bo obejmuje usługi dla przedsiębiorców i droższe operacje gotówkowe. Całkowity koszt zależy od liczby przelewów i płatności kartą, dlatego warto policzyć go dla własnego profilu.
Tak, zajęcie rachunku jest dopuszczalne w obu przypadkach. Różni się ochrona: kwota wolna z art. 54 Prawa bankowego dotyczy rachunków oszczędnościowych i oszczędnościowo-rozliczeniowych, a nie rachunku bieżącego firmy.
Banki zwykle prowadzą te produkty na odrębnych umowach, więc potrzebny jest nowy rachunek firmowy, a numer na fakturach i w CEIDG trzeba zaktualizować.
