Prowadząc firmę, płacisz podatek dochodowy, VAT (jeśli jesteś jego płatnikiem) oraz składki ZUS. Każde z tych zobowiązań ma własny termin i sposób zapłaty. Poniżej zebraliśmy podstawy dla jednoosobowych działalności: jakie są formy opodatkowania, kiedy płacić zaliczki i jak wykonać przelew do urzędu skarbowego z konta firmowego. To ogólne omówienie na podstawie ustaw; wybór formy opodatkowania warto skonsultować z księgową.
Formy opodatkowania dochodu z firmy
- **Skala podatkowa:** 12% do 120 000 zł dochodu minus kwota zmniejszająca podatek 3600 zł, a od nadwyżki ponad 120 000 zł podatek wynosi 10 800 zł plus 32% nadwyżki (art. 27 ustawy o PIT). Można korzystać z ulg i odliczeń, a w określonych sytuacjach także z rozliczenia z małżonkiem.
- **Podatek liniowy:** 19% dochodu z działalności gospodarczej (art. 30c ustawy o PIT). Dochód można pomniejszyć m.in. o składki na ubezpieczenia społeczne, a zapłacone składki zdrowotne w ograniczonej wysokości (limit w 2026 r. wynika z ustawy: 8700 zł). Wymaga prowadzenia ksiąg (KPiR lub księgi rachunkowe).
- **Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:** podatek od przychodu, bez odliczania kosztów, według stawek zależnych od rodzaju działalności (m.in. 17% dla wolnych zawodów, 15% i inne stawki dla wskazanych usług; art. 12 ustawy o ryczałcie).
Porównanie liniowego i ryczałtu znajdziesz w poradniku ryczałt a podatek liniowy, a legalne sposoby ograniczania podatku w tekście optymalizacja podatkowa w MŚP. Formę opodatkowania wybiera się w ustawowych terminach, więc zmiana w trakcie roku zwykle nie jest możliwa; sprawdź przepisy przed zmianą.
Terminy zaliczek na podatek dochodowy
Podatnicy PIT z działalności gospodarczej wpłacają zaliczki bez wezwania w ciągu roku (art. 44 ustawy o PIT):
- **miesięczne:** do 20. dnia następnego miesiąca, a zaliczka za ostatni miesiąc roku do 20 stycznia następnego roku (art. 44 ust. 6),
- **kwartalne:** do 20. dnia po kwartale – mogą wybrać mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający działalność. Kwartalne terminy to 20 kwietnia, 20 lipca, 20 października i 20 stycznia,
- **uproszczone miesięczne:** w wysokości 1/12 kwoty obliczonej według zasad ustawy.
Roczne zeznanie składa się w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (art. 45). Dla ryczałtu terminy zaliczek wynikają z ustawy o zryczałtowanym podatku.
Jak zapłacić podatek z konta firmowego
- **Użyj właściwego rachunku.** Przelew robisz na indywidualny rachunek podatkowy (mikrorachunek). Struktura mikrorachunku wynika z Ordynacji podatkowej; numer jest przypisany do podatnika i rodzaju podatku, więc nie wpisuj numerów z pamięci ani z poprzedniego roku bez sprawdzenia.
- **Wpisz poprawny tytuł i identyfikator,** zgodnie z wymaganiami urzędu lub banku. Dobrze skonfigurowany przelew podatkowy oszczędza błędów.
- **Zrób przelew z wyprzedzeniem.** Termin uznaje się za dotrzymany, gdy środki zostaną zaksięgowane na rachunku urzędu w dniu terminu lub wcześniej; planuj przelew na kilka dni przed.
- **Wskaż, na który podatek ma być zaliczona wpłata.** Zgodnie z Ordynacją podatkową wpłata zalicza się według wskazania podatnika, a bez wskazania na najstarsze zobowiązanie (art. 62), więc opisz tytuł przelewu.
- **Zachowaj potwierdzenie zapłaty.** Przyda się przy kontroli i do korekt.
Zapłatę może wykonać też inna osoba, np. małżonek lub rodzeństwo (art. 62b), pod warunkiem że tytuł przelewu jednoznacznie wskazuje, jakiego zobowiązania dotyczy.
Pieniądze na podatki nie przepadną: subkonto
Najprostszy sposób na terminowe płatności to oddzielne subkonto lub rachunek, na który po każdej wpłacie od klienta przelewasz ustalony procent na podatki i składki. Pomaga w tym konto z subkontami (konto firmowe z subkontami) oraz zasady zarządzania finansami (zarządzanie finansami małej firmy). Jeśli zależy Ci na ogólnych sposobach oszczędzania w firmie, zobacz także jak obniżyć koszty prowadzenia firmy. Sposoby opodatkowania zarobków z internetu omawia też opracowanie jak opodatkować zarobki w internecie.
Co zrobić, gdy brakuje pieniędzy na podatek
Nie czekaj na wezwanie. Na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, organ podatkowy może odroczyć termin płatności, rozłożyć zapłatę na raty, a nawet umorzyć zaległość w całości lub w części (art. 67a Ordynacji podatkowej). Podobnie ZUS może rozłożyć składki na raty (art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Więcej o porządkowaniu zobowiązań w tekście plan spłaty zadłużenia.
Najczęstsze błędy
- zapłata na stary numer rachunku lub z błędnym tytułem,
- przelew w ostatnim dniu terminu, który zostaje zaksięgowany po terminie,
- brak wskazania podatku, na który zaliczana jest wpłata,
- wydanie pieniędzy przeznaczonych na podatki,
- pomylenie okresów rozliczeniowych (miesiąc i kwartał) po zmianie sposobu płacenia zaliczek.
Najczęstsze pytania
Do 20. dnia następnego miesiąca albo do 20. dnia po kwartale, jeśli podatnik jest małym podatnikiem lub rozpoczyna działalność i wybrał kwartalne zaliczki. Zaliczkę za ostatni miesiąc lub kwartał roku wpłaca się do 20 stycznia następnego roku (art. 44 ustawy o PIT).
19% dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 30c ustawy o PIT).
12% do 120 000 zł minus kwota zmniejszająca podatek 3600 zł, a od nadwyżki ponad 120 000 zł 10 800 zł plus 32% nadwyżki (art. 27 ustawy o PIT).
Indywidualny rachunek podatkowy identyfikujący podatnika, na który płaci się podatki. Jego numer generuje się według zasad określonych w Ordynacji podatkowej.
Tak, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy może odroczyć termin płatności lub rozłożyć zapłatę na raty (art. 67a Ordynacji podatkowej).
