E-audyt podatkowy – jak przygotować firmę, co sprawdzić i czym różni się od kontroli

E-audyt podatkowy to zazwyczaj usługa doradcy lub biura rachunkowego, które sprawdza zdalnie, na podstawie przekazanych elektronicznie dokumentów, czy rozliczenia firmy są poprawne. To nie jest kontrola urzędu skarbowego, tylko przegląd z Twojej inicjatywy, który ma wykryć błędy zanim zrobi to urząd. Poniżej wyjaśniamy, co można sprawdzić, jak się przygotować i czym różni się audyt od kontroli podatkowej.

Audyt a kontrola – podstawowa różnica

• **E-audyt (przegląd z własnej inicjatywy).** Zlecasz go doradcy podatkowemu, biuru rachunkowemu lub innemu specjaliście. Zakres, czas i cenę ustalacie w umowie, a wyniki dotyczą tylko Ciebie.
• **Czynności sprawdzające urzędu.** Służą m.in. sprawdzeniu terminowości składania deklaracji i wpłacania podatków, formalnej poprawności dokumentów oraz zgodności ustalonego stanu faktycznego z dokumentami (art. 272 Ordynacji podatkowej). Urząd może wezwać do wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, gdy ma wątpliwości co do jej poprawności (art. 274a § 2).
• **Kontrola podatkowa.** Sprawdza, czy kontrolowany wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (art. 281 § 2). Zwykle poprzedza ją zawiadomienie o zamiarze wszczęcia, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 282b § 1–2). Zawiadomienie zawiera m.in. zakres kontroli i wstępną listę dokumentów, których oczekuje organ (art. 282b § 4). Są wyjątki od obowiązku zawiadomienia (art. 282c).

Audyt nie zastępuje obowiązków wobec urzędu i niczego nie gwarantuje, ale pozwala poprawić błędy świadomie i we własnym czasie.

Co obejmuje dobry e-audyt

1. **Zgodność deklaracji z ewidencjami.** Porównanie podatku w deklaracjach z danymi w księgach lub ewidencjach.
2. **VAT.** Ewidencja sprzedaży i zakupów oraz dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia podatku i informacji podsumowującej (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT), terminy deklaracji i prawidłowość odliczeń, w tym ograniczenia przy samochodach (art. 86a).
3. **Koszty i przychody.** Czy wydatki spełniają warunki zaliczenia do kosztów, czy dokumenty są kompletne i czy nie ma pozycji wyłączonych z kosztów.
4. **Płatności.** Zgodność przelewów z fakturami, wykorzystanie rachunku VAT i mechanizmu podzielonej płatności, płatności powyżej limitu przez rachunek.
5. **Umowy i dokumentacja.** Umowy z kontrahentami, leasingi, pożyczki, rozliczenia z pracownikami.
6. **Terminy.** Płatności zaliczek, składek i deklaracji.

Dokumenty do przeglądu

Obszar	Co przekazać audytorowi	Na co patrzy audytor
VAT	ewidencje sprzedaży i zakupów, pliki JPK, deklaracje	zgodność sum, terminy, poprawność odliczeń
Koszty	faktury zakupu, umowy, polecenia wyjazdu	kompletność i związek z działalnością
Płatności	wyciągi bankowe, rachunek VAT	zgodność przelewów z fakturami
Wynagrodzenia	listy płac, deklaracje ZUS	zgodność kwot i terminów
Środki trwałe	wykaz środków trwałych, umowy leasingu	amortyzacja i limity kosztów

Jak przygotować firmę

• **Zbierz dane w formie elektronicznej:** księgi lub ewidencje, faktury sprzedaży i zakupu, wyciągi bankowe, umowy, listy płac.
• **Uporządkuj dostępy:** przekaż audytorowi tylko niezbędny zakres danych i wskaż osobę do kontaktu.
• **Zadbaj o bezpieczeństwo:** użyj bezpiecznego kanału przesyłu, zawrzyj umowę o poufności i zasady przetwarzania danych.
• **Sprawdź, czy księgi da się wyeksportować.** Organ podatkowy w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych może żądać przekazania całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej o określonej strukturze logicznej (art. 193a § 1). Faktury ustrukturyzowane z KSeF są z tego trybu wyłączone (art. 193a § 1a). Wybierz więc program, który obsługuje eksport w wymaganym formacie.
• **Uzgodnij zakres i okres,** na przykład ostatnie 12 miesięcy lub cały rok podatkowy.

Księgi muszą być rzetelne i niewadliwe

Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zapisów w nich zawartych (art. 193 § 1). Rzetelne są te, w których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a niewadliwe prowadzone zgodnie z przepisami (art. 193 § 2–3). Organ nie uznaje za dowód ksiąg prowadzonych nierzetelnie lub wadliwie (art. 193 § 4), choć uznaje księgi z wadami bez istotnego znaczenia (art. 193 § 5). To najważniejszy powód, by regularnie sprawdzać ewidencje.

Korekta deklaracji po audycie

Jeżeli audyt wykaże błąd, podatnik może skorygować uprzednio złożoną deklarację (art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej). Pamiętaj o ograniczeniu: uprawnienie do korekty ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą (art. 81b § 1 pkt 1), a po zakończeniu kontroli przysługuje nadal. Dlatego błędy warto poprawiać wcześniej, zanim urząd zawiadomi o kontroli. Jeśli wychodzi dopłata, zapytaj księgową o odsetki i o to, jak zapłacić zaległość.

Korzyści z e-audytu

• wcześniejsze wykrycie błędów i ryzyk,
• uporządkowana dokumentacja na wypadek czynności sprawdzających lub kontroli,
• rekomendacje usprawnień w procesach (np. obieg faktur, opis dokumentów),
• lepsze przygotowanie do rozmów z bankiem lub inwestorem, którzy pytają o rozliczenia,
• oszczędność czasu przy zdalnej pracy z dokumentami.

Ograniczenia

• audyt opiera się na dokumentach, które przekażesz, więc ich braki ograniczają wnioski,
• nie zwalnia z odpowiedzialności za deklaracje, którą ponosisz jako podatnik,
• jakość zależy od doświadczenia audytora i zakresu zlecenia,
• nie zastępuje opinii w konkretnej sprawie, jeśli przepisy są sporne.

Lista kontrolna przed zleceniem

• Jaki jest dokładny zakres i okres audytu?
• Kto przeprowadza audyt i jakie ma uprawnienia lub doświadczenie?
• Jak zabezpieczone są dane i jaka jest umowa o poufności?
• Co dostanę na końcu: raport z listą błędów, rekomendacje, propozycje korekt?
• Ile kosztuje i co obejmuje wsparcie po audycie?

Szerzej o redukcji kosztów w firmie piszemy w tekście jak obniżyć koszty prowadzenia firmy.

Najczęstsze błędy

• zlecenie audytu bez zakresu i terminu,
• przekazanie niepełnych dokumentów,
• brak decyzji, kto w firmie wdraża zalecenia,
• odkładanie korekt do czasu kontroli, gdy prawo do korekty może być już zawieszone,
• przekazywanie danych bez umowy o poufności.

Najczęstsze pytania