Delegacja to wydatek, który łatwo rozliczyć źle: za wysoka dieta, brak dokumentu albo koszt, który nie powinien trafić do kosztów firmy. Poniżej opisujemy zasady krajowej podróży służbowej pracownika na podstawie rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowych, które stosuje się, gdy pracodawca nie ustalił własnych warunków. Dla przedsiębiorcy rozliczającego własne wyjazdy działają inne zasady, więc sprawdź je z księgową.
Skąd wynikają zasady
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na zasadach z Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych. Pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić warunki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę; jeżeli tego nie zrobił, stosuje się rozporządzenie określające należności z tytułu podróży służbowej (art. 77⁵ Kodeksu pracy). Poniższe kwoty i terminy pochodzą z tego rozporządzenia dla podróży krajowych.
Dieta w podróży krajowej
Dieta wynosi 45 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 7 rozporządzenia). Wysokość zależy od czasu trwania:
| Czas podróży | Dieta |
|---|---|
| do 24 godzin: poniżej 8 godzin | nie przysługuje |
| do 24 godzin: od 8 do 12 godzin | 50% diety |
| do 24 godzin: ponad 12 godzin | pełna dieta |
| dłuższa niż doba: każda pełna doba | pełna dieta |
| dłuższa niż doba: niepełna doba do 8 godzin | 50% diety |
| dłuższa niż doba: niepełna doba ponad 8 godzin | pełna dieta |
Dieta nie przysługuje m.in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Wysokość diety może się zmienić, dlatego sprawdź aktualne brzmienie rozporządzenia.
Nocleg
Za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność diety za dobę hotelową, czyli 900 zł przy diecie 45 zł (§ 8 ust. 1). Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na wyższy zwrot. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, ryczałt za nocleg określa rozporządzenie.
Dojazdy i inne koszty
- **Ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową:** 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu, o ile pracownik ponosi koszty dojazdów (§ 9). Na wniosek pracownika pracodawca może zwrócić udokumentowane koszty zamiast ryczałtu.
- **Przejazdy środkami transportu:** zwrot udokumentowanych kosztów biletów, opłat za autostradę, parkingu.
- **Dojazd w dniu wolnym:** przy podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu do miejsca pobytu stałego i z powrotem (§ 10).
- **Zaliczka:** na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, wynikającą ze wstępnej kalkulacji (§ 11).
Termin i dokumenty
Pracownik rozlicza koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od jej zakończenia (§ 5 ust. 1). Do rozliczenia załącza rachunki, faktury lub bilety potwierdzające wydatki; nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeśli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku dokumentu (§ 5 ust. 2).
**Lista dokumentów do delegacji:**
- polecenie wyjazdu służbowego (kto, dokąd, kiedy, w jakim celu),
- bilety i rachunki za nocleg,
- faktury lub paragony za paliwo i opłaty (zgodnie z zasadami używania auta),
- rozliczenie delegacji z wyliczeniem diet i ryczałtów,
- oświadczenia o niedostępnych dokumentach.
Wyjazdy zagraniczne
Podróż zagraniczna ma odrębne stawki diet dla poszczególnych państw i inne zasady liczenia czasu, od przekroczenia granicy (§ 12). Wysokości diet zagranicznych i limity noclegów zależą od państwa, więc sprawdź ich aktualną tabelę w rozporządzeniu i zadbaj o przeliczenie na złote według zasad podatkowych.
Przedsiębiorca na delegacji
Przedsiębiorca nie jest pracownikiem i nie otrzymuje diet; kosztami są wydatki rzeczywiście poniesione i udokumentowane, jeżeli spełniają warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Przy płatności powyżej 15 000 zł między przedsiębiorcami obowiązuje płatność przez rachunek (art. 19 Prawa przedsiębiorców), a koszt zapłacony bez rachunku może nie zostać zaliczony do kosztów w tej części (art. 22p ustawy o PIT; czy konto firmowe jest obowiązkowe). Szczegóły skonsultuj z księgową, np. dotyczące używania prywatnego samochodu.
Jak ułatwić rozliczenia
Karty firmowe z limitami i raportami upraszczają ewidencję wydatków podczas delegacji (kontrola wydatków pracowników). Ogólne metody ograniczania kosztów opisujemy w tekście jak obniżyć koszty prowadzenia firmy.
Najczęstsze błędy
- brak polecenia wyjazdu lub niejasny cel podróży,
- naliczenie pełnej diety mimo krótszego czasu podróży,
- brak dokumentów lub oświadczeń o braku dokumentu,
- rozliczenie po terminie 14 dni,
- pomieszanie wydatków prywatnych z służbowymi,
- zaliczenie do kosztów płatności powyżej limitu bez rachunku.
Najczęstsze pytania
45 zł za dobę podróży. Przy podróży od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta (§ 7 rozporządzenia).
Pracownik rozlicza koszty nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia podróży (§ 5 rozporządzenia).
Zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie wyższej niż dwudziestokrotność diety za dobę hotelową, czyli 900 zł przy diecie 45 zł.
Nie, dieta nie przysługuje przy podróży krótszej niż 8 godzin.
Przedsiębiorca nie jest pracownikiem. Kosztami są rzeczywiste, udokumentowane wydatki, zgodne z zasadami zaliczania do kosztów uzyskania przychodów.
