Auto w firmie można mieć na własność, w leasingu albo w najmie długoterminowym. Dwa ostatnie modele wyglądają podobnie dla kierowcy, ale różnią się umową, obowiązkami i rozliczeniem. Poniżej wyjaśniamy, czym są, jak działają limity podatkowe i VAT oraz jak wybrać rozwiązanie dla swojej działalności.
Czym różnią się oba modele
- **Leasing.** Finansujący oddaje samochód do odpłatnego używania na czas oznaczony w umowie. Zwykle przewiduje opcję wykupu, a płatności obejmują opłatę wstępną, raty i cenę wykupu. Umowa leasingu jest uregulowana w Kodeksie cywilnym, a dla podatków ustawa o PIT definiuje ją szeroko, jako każdą umowę, na mocy której finansujący oddaje do odpłatnego używania podlegające amortyzacji środki trwałe (art. 23a pkt 1 ustawy o PIT).
- **Wynajem długoterminowy (najem).** Umowa najmu samochodu, często w pakiecie z serwisem, ubezpieczeniem i autem zastępczym, na ustalony okres i przebieg. Co do zasady nie prowadzi do przejęcia auta na własność, a po umowie zwracasz samochód.
Praktyczna różnica to zakres usług w racie, opcja wykupu, ryzyko wartości końcowej i rozliczenie nadmiernego przebiegu lub uszkodzeń.
Porównanie
| Kryterium | Leasing | Wynajem długoterminowy |
|---|---|---|
| Opcja wykupu | zwykle tak | zwykle nie |
| Serwis, opony, ubezpieczenie | zazwyczaj osobno | często w pakiecie |
| Ryzyko wartości końcowej | częściowo po stronie korzystającego, zależy od umowy | po stronie wynajmującego |
| Limit kilometrów | zwykle brak lub elastyczny | zwykle limit w umowie, dopłata za nadwyżkę |
| Zmiana auta w trakcie | trudna | zależy od oferty |
| Rozliczenie podatkowe | opłaty jako koszt, z limitami | opłaty jako koszt, z tymi samymi limitami |
Koszty podatkowe: limity wartości auta
Dla samochodu osobowego ustawa o PIT ogranicza koszty w części przekraczającej limit wartości samochodu. Dla odpisów amortyzacyjnych limit wynosi 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem, 150 000 zł dla pojazdów, których silnik spalinowy emituje mniej niż 50 g CO2 na kilometr, oraz 100 000 zł dla pozostałych (art. 23 ust. 1 pkt 4). Podobna zasada dotyczy opłat z umowy leasingu i najmu, dzierżawy lub innej podobnej umowy: kosztem nie są opłaty w części przekraczającej proporcję, w jakiej limit (150 000 zł lub 100 000 zł, zależnie od emisji CO2) pozostaje do wartości samochodu (art. 23 ust. 1 pkt 47a). Składki ubezpieczeniowe są z tej proporcji wyłączone, ale składki na ubezpieczenie samochodu osobowego mają własną proporcję względem 150 000 zł (pkt 47). W praktyce przy aucie o wartości 200 000 zł z silnikiem spalinowym o emisji 50 g CO2/km lub więcej tylko połowa opłat, w proporcji 100 000 do 200 000, stanowi koszt.
Użytek mieszany i wyłącznie firmowy
- Jeśli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością, koszty jego używania zalicza się w części; ustawa wyłącza 25% takich wydatków (art. 23 ust. 1 pkt 46a), czyli 75% pozostaje kosztem.
- Samochód będący własnością podatnika, niebędący środkiem trwałym firmy, daje prawo do kosztów w ograniczonej części, 20% wydatków (art. 23 ust. 1 pkt 46). To przypadek prywatnego auta używanego w firmie, nie leasingu.
Wybierz model rozliczenia razem z księgową przed podpisaniem umowy, bo wpływa na całą kalkulację.
VAT od samochodu w leasingu i najmie
Przy wydatkach związanych z pojazdami samochodowymi, w tym używaniem ich na podstawie umowy najmu lub leasingu, podatek naliczony odliczysz co do zasady w 50% (art. 86a ust. 1–2 ustawy o VAT). Pełne odliczenie przysługuje, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, co wykazujesz zasadami używania i ewidencją przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 3 pkt 1 i ust. 4). Ewidencja ma ściśle określony zakres: numer rejestracyjny, stany licznika, wpisy o każdym wykorzystaniu z datą, celem, trasą i kilometrami (art. 86a ust. 7). Pojazdy konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób wraz z kierowcą nie podlegają ograniczeniu 50% (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. b).
Leasing operacyjny a koszt w czasie umowy
Opłaty z umowy leasingu stanowią koszt korzystającego, jeśli umowa spełnia warunki z art. 23b ustawy o PIT: zawarta na czas oznaczony stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji dla rzeczy ruchomych, a suma opłat pomniejszona o VAT odpowiada co najmniej wartości początkowej przedmiotu (art. 23b ust. 1 pkt 1 i 3). Zanim podpiszesz umowę, poproś o potwierdzenie, że spełnia te warunki. Rozliczenie wykupu, wartość początkowa i stawki zależą od konkretnej umowy i form opodatkowania, więc skonsultuj je z księgową.
Kiedy wybrać leasing
- planujesz wykupić auto i używać go dłużej,
- chcesz mieć samochód firmowy jako własny składnik po zakończeniu umowy,
- masz stałą trasę i przewidywalny przebieg,
- wolisz samodzielnie wybrać serwis i ubezpieczenie, zamiast płacić za pakiet usług.
Kiedy wybrać wynajem długoterminowy
- chcesz stałej, przewidywalnej miesięcznej opłaty z serwisem i ubezpieczeniem,
- nie chcesz ryzyka wartości końcowej auta,
- planujesz zmieniać samochód co kilka lat,
- zależy Ci na prostocie, a limit przebiegu pasuje do Twojej trasy.
Najczęstsze błędy
- porównywanie samej raty bez opłaty wstępnej, wykupu i kosztów serwisu,
- pominięcie limitu wartości auta w kosztach,
- brak ewidencji przebiegu przy zakładanym 100% odliczeniu VAT,
- nieczytanie zapisów o nadmiernym przebiegu, uszkodzeniach i wcześniejszym zakończeniu umowy,
- zakup drogiego auta bez policzenia wpływu na zdolność kredytową firmy.
Jak policzyć, co się opłaca
- Zsumuj wszystkie opłaty w okresie umowy: wstępną, raty, serwis, ubezpieczenie, wykup lub opłaty końcowe.
- Odejmij VAT w proporcji 50% albo 100%, zgodnie z modelem użytkowania.
- Policz koszt podatkowy z uwzględnieniem limitu wartości auta.
- Dodaj ryzyko wartości końcowej i opłaty za nadwyżkę przebiegu.
- Porównaj całkowity koszt miesięczny każdej oferty, a nie samą ratę.
Przy rozważaniu kredytu na zakup auta sprawdź warunki w swoim banku (przewodnik po kontach firmowych). Przy innych wydatkach warto sprawdzić, jak ograniczać koszty prowadzenia firmy (kontrola kosztów prowadzenia firmy), oraz sprawdzić programy wsparcia dla MŚP (programy rządowe dla MŚP).
Najczęstsze pytania
Nie. Ustawa o PIT traktuje tak samo opłaty z umowy leasingu i najmu, dzierżawy lub innej podobnej umowy (art. 23 ust. 1 pkt 47a). Różnią się umową i zakresem usług.
Dla amortyzacji: 100 000 zł wartości samochodu przy emisji CO2 co najmniej 50 g/km, 150 000 zł poniżej tej emisji i 225 000 zł dla elektrycznych i wodorowych (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT). Dla opłat leasingu i najmu odpowiednio 100 000 zł lub 150 000 zł (pkt 47a).
Co do zasady 50%. Pełne odliczenie jest możliwe, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, co wymaga m.in. ewidencji przebiegu (art. 86a ustawy o VAT).
Zwykle nie, ale zależy od umowy. Sprawdź, czy zawiera opcję wykupu, i porównaj z leasingiem.
Okres, opłatę wstępną, limit kilometrów i dopłatę za nadwyżkę, odpowiedzialność za uszkodzenia, zasady wcześniejszego zakończenia, zakres serwisu i ubezpieczenia oraz warunki wykupu.
