Dobre biuro rachunkowe oszczędza czas i ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniach, ale przejmuje tylko część odpowiedzialności. Poniżej wyjaśniamy, co mówi ustawa o rachunkowości o powierzaniu ksiąg, na co zwrócić uwagę w umowie i jakie pytania zadać biuru, zanim podpiszesz współpracę.
Kiedy warto powierzyć księgowość biuru
Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga znajomości przepisów podatkowych, które często się zmieniają, i regularnego pilnowania terminów. Biuro rachunkowe zastępuje etat, który w małej firmie bywa nieopłacalny, i zapewnia zastępowalność: choroba lub odejście jednej osoby nie zatrzymuje rozliczeń. Z drugiej strony koszty usługi rosną wraz z liczbą dokumentów i rodzajem ewidencji, więc przed wyborem policz, ile dokumentów miesięcznie wystawiasz i otrzymujesz. Jeśli dopiero zakładasz działalność, kolejność kroków opisujemy w tekście jak założyć własną firmę krok po kroku.
Co mówi prawo o powierzeniu ksiąg
- **Kto może prowadzić księgi usługowo.** Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, który spełnia warunki z art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości (art. 11 ust. 2). Czynności mają wykonywać osoby z pełną zdolnością do czynności prawnych, niekarane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu i obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi ani za przestępstwa skarbowe.
- **Obowiązkowe OC.** Przedsiębiorca świadczący usługowe prowadzenie ksiąg musi mieć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością (art. 76h ust. 1). Wyjątek dotyczy biegłych rewidentów i doradców podatkowych, którzy ubezpieczyli się od OC w tym zakresie (art. 76h ust. 3).
- **Odpowiedzialność kierownika.** Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy powierzy je innej osobie lub przedsiębiorcy; przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być stwierdzone na piśmie (art. 4 ust. 5). Powierzenie ksiąg nie zdejmuje więc z właściciela odpowiedzialności za nadzór.
- **Zawiadomienie urzędu.** Jeśli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki, kierownik ma obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a pkt 1). Przepis dotyczy ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości, a nie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
- **Przechowywanie.** Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 1). Ustal w umowie, kto i gdzie przechowuje dokumenty oraz jak odzyskasz je po zakończeniu współpracy.
Kryteria wyboru biura
- **Zakres usług.** Sprawdź, czy cena obejmuje księgowość, kadry i płace, rozliczenia z ZUS, deklaracje VAT i JPK, sprawozdania oraz kontakt z urzędem, czy każda z tych usług jest dodatkowo płatna.
- **Rodzaj ewidencji.** Biuro powinno obsługiwać formę, której potrzebujesz: podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję ryczałtową albo księgi rachunkowe spółki.
- **Doświadczenie z Twoją branżą.** E-commerce, usługi, handel i budownictwo mają inne typowe problemy z VAT i kosztami. Poproś o przykłady podobnych klientów, bez ujawniania ich danych.
- **Polisa OC.** Poproś o numer polisy i sumę gwarancyjną. Ubezpieczenie jest obowiązkowe, więc biuro nie powinno mieć trudności z jej okazaniem.
- **Wielkość biura.** Większe biuro łatwiej zastępuje pracowników i obsłuży wzrost liczby dokumentów, ale mniejsze często daje stałą osobę prowadzącą i szybszy kontakt. Zapytaj, kto konkretnie będzie prowadził Twoje sprawy i kto go zastępuje.
- **Narzędzia.** Zapytaj, jak przekazujesz dokumenty (aplikacja, skan, KSeF), jak widzisz swoje rozliczenia i czy masz dostęp do podglądu należności i zobowiązań.
- **Terminy i komunikacja.** Ustal, do kiedy przekazujesz dokumenty, kiedy dostajesz rozliczenie podatków i w jakim czasie biuro odpowiada na pytania.
Co zapisać w umowie
- zakres usług i wynagrodzenie, w tym zasady zmiany ceny przy większej liczbie dokumentów,
- terminy przekazywania dokumentów przez Ciebie i terminy rozliczeń przez biuro,
- zasady odpowiedzialności biura za błędy i informację o ubezpieczeniu OC,
- pełnomocnictwa, które udzielasz biuru, i sposób ich odwołania,
- ochronę danych i poufność,
- okres wypowiedzenia, zasady przekazania dokumentacji i ksiąg po zakończeniu umowy.
Pytania do biura przed podpisaniem
- Jak wygląda przekazywanie dokumentów i kiedy dostanę informację o podatku do zapłaty?
- Czy mogę zobaczyć przykładową umowę i polisę OC?
- Kto reprezentuje mnie w kontakcie z urzędem i na jakiej podstawie?
- Jak biuro reaguje, gdy brakuje dokumentu lub wykryje błąd w wystawionych fakturach?
- Co wchodzi w cenę, a co jest usługą dodatkową?
Czerwone flagi
- brak umowy na piśmie lub odmowa pokazania polisy OC,
- cena znacznie niższa niż u konkurencji bez wyjaśnienia, co obejmuje,
- brak stałej osoby do kontaktu i długie czasy odpowiedzi,
- prośba o udostępnienie haseł i dostępów bez ich podziału na zakres niezbędny do pracy,
- gwarancje „zerowego podatku” lub „na pewno bez kontroli”.
Najczęstsze pytania
Tak. Przedsiębiorca świadczący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia OC (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości). Wyjątek dotyczy biegłych rewidentów i doradców podatkowych, którzy ubezpieczyli się od OC w tym zakresie.
Nie w pełni. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także po powierzeniu ich innej osobie lub przedsiębiorcy (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości), choć przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być potwierdzone na piśmie.
Co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ustal w umowie, kto przechowuje dokumenty i jak je odzyskasz.
Przy księgach rachunkowych prowadzonych poza siedzibą jednostki kierownik zawiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od ich wydania (art. 11a pkt 1). Dotyczy to pełnej księgowości.
To zależy od liczby dokumentów i potrzeb. Duże biuro łatwiej zastępuje pracowników, małe daje często stałą osobę prowadzącą. Wybierz po zakresie usług, polisie OC i umowie, a nie wyłącznie po cenie.
